(一)准备充分
    会务工作是一项时限性、集中性很强的工作，会期机动时间很少，这就要求秘书人员必须充分做好会前准备工作。主要包括:
    1.拟订会议计划，一般要制成会议活动安排表。会议时间、名称、与会单位及人员、议题、主持人、地点等均填人表中，提前分发给领导及有关部门。
    2.制订会议预案，即会议的筹备方案。主要包括会议名称、会议主题、会期、出席人员、会务工作组及职责分工、会议会场布置、会议其他活动安排等。
    3.准备会议材料.一般在较重要的会议举行前均应提前准备好各种会议材料。主要包括开幕词、闭幕词、工作报告、领导者发言、交流材料等。
    4.发送会议通知。会议开始前一般都要发通知给有关人员。会议通知应做到及时准确，开会须知表达明确，防止错发或漏发。
  }5.布置会场。人的情绪很容易为外界因素所响，合理布置会场，既能改变会议氛围，又能调节与会者心情。会议要取得理想效果，会场布置不容忽视。
    s.座次排列。包括主席台座次和其他与会者座次。主要依据职务或社会地位、名望高低进行排列。
    z.制发名册与证件。名册主要包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务、联系方式、房间号(与会期间)等项目。若遇大型会议，还需编制会议手册等材料.
    (二)组织严密
    会议经过充分的准备工作阶段后，会议的组织工作将会议带人实质性阶段，这就要求各项具体的会务工作责任到人、安排有序、运转有方，既遵循原则又不失灵活.具体包括:
1.签到工作。签到是为及时了解与会人员的基本情况，同时对于需要选举的会议，还涉及有无达到法定选举人数及选举结果是否有效的间题。通常用签到本(事先分项列表)签到，也有用发放签到卡(或会议出席证)方式进行签到。
    2.接待工作。会议接待工作的好坏直接关系到会议和会议主办者的形象。秘书人员要根据会议的基本要求，彬彬有礼，热情周到，做好接待工作，使与会人员颇感亲切，从而提高会议工作效果。
    3.会议记录。会议记录是秘书人员的一项重要工作。认真做好会议记录.，力争做到记录材料完整、翔实。尤其是重要会议的讲话、发言，还需要通过录音、录像等方法加以辅助，为会后整理、分析、研究提供依据。
    4.编写会议简报是对会议进程动态的直接反映，通过通报会议情况的文件形式向与会者发布，便于与会人员、组织者及领导及时掌握会议信息和会议进程，加强交流。
    5.会间调度。即会议期间对会议程序、内容以及会场服务等环节进行调整和安排。会务组织人员要及时了解会议进行的情况和与会者意见、建议，并遵照主要领导者或主席团指示进行会议期间有关内容的适当调整。这既是确保会议顺利进行的需要，又直接反映了秘书沉着冷静、灵活应变的处事能力.
    6.会间生活安排。一次大型会议，从准备到完成凝聚了很大的工作量，应该说，组织工作非常不易。能否合理安排好会间与会人员的吃、住、行(交通)、乐(适当娱乐)等事宜，直接反映了会议组织工作的质量好坏，也是会议能否取得成功的重要因素。
    (三)服务周到
    会议期间，秘书人员要摆正自己的位置，将做好服务工作放在重要件置，以热情、细致、优质的服务迎接与会人员。在服务的每个环节上，都要考虑全面、周到，严防出现差错。
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