XX省在XX市召开一个速记公司经验交流会议，会议通知第一天下午报到，第二天召开会议。负责接待的会务人员想，路都比较远，参会人员不才能来得太早，下午两点上班再去迎接就可以了。谁知，路远的同志怕来晚了，出发得根早，刚过十二点就到了。他们到了酒店后没有人接待，也进不了房子，只好呆在大厅里。这些同志打电话给负责接待的会务人员的上级领导’，领导又把电话打到办公室.会务人员匆忙赶过去，看到提前到达的参会人员一个个不太愉快的脸色，心中很不是滋味。
    间题:
    I.会议接待部门的工作人员有无失职之过?
    2.会务人员应该如何做好与会人员的报到工作?
二、知识介绍
    做好会议的接站、报到、签到、引导工作，对会议的顺利进行起着很重要的作用。接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。签到能保证会议顺利进行、按时召开、准确统计到会人数、掌握与会人员情况，引导有利于会场内外正常秩序的建立。所以秘书人员对这些看似简单的工作，要给予高度的重视。
      (一)会议接站
    会议活动的接站同一般接待活动的接站在许多方面具有共同之处，但由于会议活动的接待对象人多面广，因此要特别注意以下几点:
    1.确定迎接规格
    重要领导或外宾前来参加会议，要事先确定迎接的规格，主办方应当派有一定身份的人士前往机场、车站、码头迎接。
    2.做好接站准备
    会议秘书部门或接待部门接受会议领导部门下达的接待任务后，要通过汇总回执、报名表以及打电话等渠道，尽快充分掌握接待与会人员的人数、身份，包括姓名、性别、年龄、职务、级别等，对于外地与会人员，有条件的，可为他们安排好交通工具;对自备交通工具的外地与会人员，要弄清楚他们所乘飞机、火车、汽车或轮船等交通工具的班次、抵达日期和具体时间，及早安排接待人员、车辆，安全、准时接站。同时要做好各项生活服务准备工作，迎接湖南速记与会人员的到来。
    3.竖立接待标志
    与会者集中抵达时，在接站处以及交通工具上要有醒目的接待标志。可用牌子或横幅，上面要标明“xxx会议接待处的字样，以便与会者辨识。接站现场较大、人员较杂时还要准备好手提式扩音机。个别接站，接站人员可以手举欢迎标志，上书“欢迎xxx先生(女士)”。